Kui keeruline on raamatupidamisprogrammi vahetamine?

Mida suurema kliendibaasi ja töötajate arvuga klient, seda kauem võtab aega uue programmi kasutusele võtmine. Lisaks vajavad mõned ettevõtted vastavalt oma tegevuse spetsiifikale erilahendusi, mille arendamine võib võtta tarkvarafirmal lisaaega.

Kui programm on valitud, demoversioon katsetatud ning koolitused läbitud, algab andmete ületoomine uude süsteemi. Lihtsalt käib staatiliste registrite nagu klientide, kontaktide, objektide ja kontode andmete ületoomine. Keerulisem on lugu ostu- ja müügiarvete ning tšekkide importimisega – nende puhul on mõttekam tegeleda lähiajalooga ning jätta vanemad andmed lihtsalt arhiivi. Uuele programmile üleminek annab ettevõttele ka võimaluse oma infobaasi korrastada ning vananenud ja mõttetuks muutunud teabe likvideerida.

„Sellelt kulult, mis uue tarkvara kasutusele võtmisel koolituste alla pannakse, ei tasu kokku hoida,” rõhutab Tohver. „See on investeering tulevikku, mis hoiab edaspidi kokku ettevõtte aega ja raha. Palju hullem on, kui programmikasutajad ei oska seda õigesti kasutada ja kulutavad liiga palju aega jalgratta leiutamisele. Lisaks võivad oskamatusest ja teadmatusest tehtavad vead tuua kaasa konkreetse kahju.”

Siit tuleneb veel üks väga oluline punkt, mida tarkvarafirma osas jälgida: milline on nende klienditugi. Klient peab saama abi nii e-kirja kui ka telefoni teel, lisaks võiks tarkvara pakkuva firma kodulehel olla põhjalik korduma kippuvate küsimuste rubriik, kust saab ka iseseisavalt vastuseid otsida.

Tohver märgib, et ühest küljest võiks see olla aastavahetus, et alustada aastat uue programmiga, puhtalt lehelt, ent teisalt on harilikult aastavahetus raamatupidajatele kõige kiirem aeg. „See on aeg, kus tehakse aastaaruandeid, mõeldakse välja uusi kampaaniaid, samas on teatud hulk inimesi puhkamas ja Eestist ära. Selles valguses võiks tarkvara vahetamisele mõelda pigem sel ajal, kui on rahulikum periood, audiitorid on käinud, aastaaruanded esitatud ning saab keskenduda jooksvale tööle.”

Olenevalt tegevusalast soovitab ta tarkvara vahetamise ajaks aega, kui tööd on vähem, õhkkond rahulikum ning töötajad on valmis pühenduma uutele asjadele. „Elu on näidanud, et alati on inimesi, kes ei taha muudatusi ega uute asjadega kaasa minna. Samas kui nähakse, et uus programm täidab oodatud vajadusi, lihtsustab tööd ning teeb inimeste eest ära tüütut „käsitööd”, ollakse palju avatumad. Need võivad raamatupidajate puhul olla näiteks automaatsed pangalaekumised, liidestus veebipoega või topelt-andmesisestuse vältimine.”

Ülemineku aeg sõltub enamasti kliendi enda tahtest, vajadusest ja õppimisvõimest. Ettevõte, kus tootmine ja müük asuvad erinevates tarkvarades, võtab integreerimine kindlasti rohkem aega, sest tarvis on läbi proovida rohkem nüansse ning katsetada, millised lahendused on mugavamad ja kiiremad. Väikese osaühingu jaoks võib aga uuele raamatupidamistarkvarale üleminek ja koolitused toimuda vaid mõne nädalaga.